Fulfillment Polska Fulfillment-Polska.pl

Najczęściej zadawane pytania

Zanim napiszą Państwo do nas maila lub wiadomość na WhatsAppie, prosimy zajrzeć do najczęściej zadawanych pytań. Najczęściej odpowiedź już tu jest i czeka na Państwa.

Jak zacząć – oferta i pierwszy kontakt

Jak otrzymać ofertę na usługi fulfillment?

Wystarczy wypełnić formularz ofertowy. Na jego podstawie przygotujemy spersonalizowaną ofertę w pliku Excel — można w nim samodzielnie zmieniać założenia, np. liczbę zamówień — oraz mail z podsumowaniem. Ogólne stawki znajdą Państwo w cenniku. Gdy założenia się zmienią, wystarczy wypełnić formularz ponownie.

Jakie dane są potrzebne do wyceny?

Najważniejsze to: liczba zamówień miesięcznie, udział zamówień z jednym produktem i z kilkoma produktami, średnia objętość paczki w litrach, średnia liczba produktów w zamówieniu oraz potrzebne usługi dodatkowe.

Czy mogę dostać wycenę bez wypełniania formularza?

Nie. Formularz ofertowy jest obowiązkowy, gdy chcą Państwo otrzymać wycenę.

Co zawiera oferta?

Pełną obsługę logistyczną: rozładunek i przyjęcie towaru, magazynowanie, kompletację i pakowanie zamówień, przekazanie paczek kurierowi oraz obsługę zwrotów. Osobno rozliczana jest wysyłka kurierska.

Czy oferta jest negocjowalna?

Tak — wszystkie ceny i warunki są negocjowalne. Przy większych wolumenach (zwykle od ok. 1000 paczek miesięcznie) albo przy długoterminowej współpracy rabat ustalamy indywidualnie.

Jak długo trwa przygotowanie oferty?

Zwykle do 24 godzin od otrzymania kompletnego formularza, najpóźniej w 1–2 dni robocze. Przy złożonych projektach możemy poprosić o dodatkowe informacje lub krótką rozmowę.

Co wyróżnia Fulfillment Polska?

Brak minimum: nie wymagamy minimalnej liczby zamówień, minimalnej faktury, opłat startowych ani abonamentu — płacą Państwo wyłącznie za wykonane usługi. Obsługujemy zarówno marki wysyłające 10–30 paczek miesięcznie, jak i sklepy z tysiącami zamówień.

Przejrzyste ceny: cennik jest publiczny i stanowi załącznik do umowy. Przez cały miesiąc widzą Państwo w arkuszu każdą wykonaną usługę i jej koszt, a faktura powstaje dokładnie z tego arkusza — bez ukrytych opłat i bez dopłat sezonowych.

Czy można umówić rozmowę telefoniczną lub wideo?

Tak — telefonicznie, przez WhatsApp oraz na Google Meet, Zoom lub Microsoft Teams. Rozmowa trwa zwykle 15–30 minut, od poniedziałku do piątku w godz. 9:00–15:00 (czasu polskiego); klientom z innych stref czasowych dopasujemy termin. Kontakt: +48 791 521 115, kontakt@fulfillment-polska.pl.

Czy obsługujecie klientów zagranicznych?

Tak — prowadzimy pełną obsługę po angielsku (rozmowy, maile, WhatsApp). Stawki podajemy w PLN i w EUR.

Czy obsłużycie jednorazową akcję wysyłkową?

Tak — jednorazowe akcje (wysyłka próbek, nagród ze zbiórki typu Kickstarter, jednorazowa dystrybucja) wyceniamy indywidualnie, najlepiej na podstawie formularza ofertowego. Przy akcjach powtarzalnych warunki są korzystniejsze.

Jak wygląda rozpoczęcie współpracy krok po kroku?

  1. Wypełniają Państwo formularz ofertowy i otrzymują ofertę.
  2. Po akceptacji oferty przesyłamy wzór umowy do wglądu.
  3. Wypełniają Państwo formularz danych do umowy, a my przygotowujemy umowę.
  4. Podpisują Państwo umowę — elektronicznie lub odręcznie.
  5. Udostępniamy folder Google Drive z umową i instrukcjami, a Państwo zakładają nam konto pracownika z ograniczonym dostępem w swoim systemie sprzedaży.
  6. Wysyłają Państwo towar do magazynu w Olsztynie; w ciągu 2 dni wprowadzamy go do ewidencji.
  7. Wysyłamy pierwsze 5–10 paczek testowych i ruszamy z pełną obsługą.

Cały proces trwa zwykle 1–3 tygodnie.

Co, jeśli moja firma przerośnie wasze możliwości?

Nasza firma rozwija się razem z naszymi klientami. Jesteśmy w stanie dostosować się do każdej liczby wysyłanych zamówień.

↑ Wróć do spisu sekcji

Cennik i rozliczenia

Ile kosztuje przyjęcie towaru do magazynu?

Przyjęcie towaru (rozładunek, kontrola ilości i jakości, wprowadzenie do ewidencji, rozłożenie na regałach) to jednorazowa opłata za 1 m³ dostarczonego towaru, bez opłaty minimalnej. Dla typowego kartonu zbiorczego to grosze. Aktualna stawka jest w cenniku.

Ile kosztuje magazynowanie?

Płacą Państwo za faktycznie zajętą przestrzeń w m³ — nie za liczbę produktów. Opłatę naliczamy codziennie od faktycznego stanu, więc gdy towar się sprzedaje, opłata maleje. Nie ma minimalnej opłaty magazynowej. Stawka jest w cenniku.

Jak liczona jest cena pakowania (pick & pack)?

Cena zależy od objętości wysyłanej paczki (progi: do 1, 3, 15, 25 i 55 litrów), a nie od objętości samego produktu. Za każdy kolejny produkt w zamówieniu doliczamy niewielką stałą kwotę. W cenie jest pobranie towaru z regału, skompletowanie i zapakowanie zamówienia oraz etykieta kurierska; opakowania, wypełniacze i dodatkowe zabezpieczenia liczone są osobno według cennika.

Jak obliczyć objętość paczki w litrach?

Długość × szerokość × wysokość w centymetrach, podzielone przez 1000. Przykład: karton 25 × 25 × 25 cm to 15,6 litra, czyli próg „do 25 l”.

Co oznaczają procenty przy rozładunku i magazynowaniu w ofercie (np. 40% / 60%)?

To nie rabaty, tylko założenia prognozy miesięcznej oparte na naszym doświadczeniu. Towar od dostawy się sprzedaje, a opłatę liczymy dziennie od faktycznego stanu — średnio w miesiącu zajmuje ok. 60% dostawy. Co miesiąc uzupełnia się zwykle ok. 40% zapasu, stąd prognoza rozładunku.

Czy jest minimalna opłata, opłata startowa albo ukryte koszty?

Nie. Nie pobieramy opłat startowych, abonamentów, opłat administracyjnych ani kaucji i nie wymagamy minimalnej liczby zamówień. Płacą Państwo wyłącznie za wykonane usługi według cennika, który jest załącznikiem do umowy. Jedyny koszt spoza cennika usług to wysyłka kurierska.

Czy są dopłaty sezonowe, np. w okresie Black Friday lub świąt?

Nie. Przez cały rok obowiązują te same stawki, a w szczycie sezonu powiększamy zespół. Większe akcje promocyjne prosimy zapowiedzieć z wyprzedzeniem. Dopłaty paliwowe lub sezonowe mogą natomiast doliczać sami przewoźnicy.

Czy ceny są netto czy brutto i w jakiej walucie?

Wszystkie ceny są netto; do faktury doliczamy 23% VAT. Firmy z UE z ważnym numerem VAT-UE mogą rozliczać się w modelu odwrotnego obciążenia (0% VAT) — każdy przypadek weryfikujemy. Firmom spoza UE nasze usługi fakturujemy bez polskiego VAT. Stawki podajemy w PLN i w EUR; kwoty w EUR przeliczamy po średnim kursie NBP z dnia wystawienia oferty.

Jak wyglądają rozliczenia i faktury?

Fakturę wystawiamy raz w miesiącu, na jego koniec. Podstawą jest arkusz w Google Drive, w którym przez cały miesiąc widzą Państwo każdą dostawę, wysyłkę, zwrot i usługę dodatkową z kosztem. Standardowy termin płatności to 7 dni, przelewem (do negocjacji do 14 dni). Nie wymagamy przedpłat ani kaucji.

Ile kosztują usługi dodatkowe?

W cenniku znajdą Państwo m.in.: naklejanie etykiet na produkty, dokładanie ulotek, próbek i insertów, ręczne przygotowanie etykiety wysyłkowej, dokumenty celne dla przesyłek poza UE, utylizację, kontakt z Państwa klientem w sprawie przesyłki oraz kompletację zestawów. Automatycznie generowane etykiety wysyłkowe i inwentaryzacja są bezpłatne. Usługi spoza cennika wyceniamy indywidualnie: opisują Państwo kroki, mierzymy czas pracy i podajemy cenę.

Czy rejestrujecie numery seryjne i numery partii?

Tak, za dopłatą — prowadzimy ewidencję partii i dat ważności, naklejamy etykiety z kodem i przypisujemy numery seryjne do zamówień. Przy nowym procesie opisują Państwo kroki, a my mierzymy czas i potwierdzamy cenę.

↑ Wróć do spisu sekcji

Wysyłka i kurierzy

Jak wygląda wysyłka kurierska i ile kosztuje?

Mają Państwo trzy możliwości do wyboru:

  1. Nasze umowy kurierskie — wysyłamy z naszego konta według cennika kurierskiego, a koszt wysyłek doliczamy raz w miesiącu do faktury.
  2. Agregator kurierski, z którego Państwo korzystają — logujemy się do Państwa panelu, drukujemy etykiety i przekazujemy paczki kurierom.
  3. Państwa własna umowa z kurierem.

Cenę konkretnej przesyłki policzą Państwo w kalkulatorze na stronie cennika.

Z jakimi kurierami współpracujecie?

Ze wszystkimi popularnymi w Polsce: InPost (Paczkomaty i kurier), DPD, DHL, UPS, FedEx, GLS, Poczta Polska, Orlen Paczka oraz Allegro Delivery / Allegro One. Kurierzy odbierają przesyłki z naszego magazynu codziennie. Państwa kurier może też sam odbierać paczki — godziny ustalamy indywidualnie.

Do której godziny zamówienie musi wpłynąć, żeby wyszło tego samego dnia?

Do 14:00. Zamówienia złożone do tej godziny kompletujemy, pakujemy i przekazujemy kurierowi tego samego dnia roboczego; późniejsze wychodzą następnego dnia roboczego. Dla niektórych przewoźników godzina graniczna jest wcześniejsza: DPD i Orlen Paczka — 13:00.

Jakie są czasy dostawy do klienta końcowego?

Polska — następny dzień roboczy. Unia Europejska — 1–2 dni. Poza Unią Europejską — zależy od wybranego operatora kurierskiego.

Czy wysyłacie za granicę?

Tak — do krajów Unii Europejskiej; stawki są w cenniku. Wysyłki poza Unię Europejską wyceniamy indywidualnie.

Czy obsługujecie Paczkomaty InPost i punkty odbioru?

Tak.

Czy obsługujecie przesyłki za pobraniem (COD)?

Tak, ale tylko na Państwa własnej umowie kurierskiej lub w Państwa agregatorze z opcją pobrania. Pieniądze z pobrań kurier przekazuje bezpośrednio na Państwa konto. Przy wysyłce z naszych umów kurierskich pobranie nie jest możliwe.

Czy oferujecie wysyłki bez numeru śledzenia?

Nie — odradzamy je, bo przy zaginięciu paczki nie da się niczego udowodnić. Najtańszą rozsądną opcją ze śledzeniem jest Paczkomat InPost.

Czy robicie wysyłki zbiorcze do krajów Unii Europejskiej (cross-border)?

Tak, przez partnerów, którzy rozwożą paczki do wszystkich krajów Unii Europejskiej. Opłaca się to dopiero przy kilkudziesięciu paczkach dziennie. Opłacalność liczymy indywidualnie.

Czy mogę odebrać towar własnym transportem?

Tak — przygotowujemy towar do odbioru przez Państwa przewoźnika. Możliwy jest też odbiór osobisty z magazynu po wcześniejszym umówieniu.

Czy możecie zbiorczo odesłać towar, np. do mojego dostawcy za granicą?

Tak. Do wyceny potrzebujemy wymiarów i wagi opakowania oraz adresów nadania i odbioru.

Czy oferujecie wysyłkę z opłaconym cłem (DDP)?

Jest możliwa, ale wymaga indywidualnego uzgodnienia zakresu i wyceny.

↑ Wróć do spisu sekcji

Magazyn

Gdzie znajduje się magazyn?

W Olsztynie, przy ul. Stanisława Murzynowskiego 18. To nasza jedyna lokalizacja, co dla paczek e-commerce nie ma znaczenia: kurierzy dostarczają z Olsztyna w całej Polsce następnego dnia roboczego, a przesyłki odbierają od nas codziennie wszyscy popularni przewoźnicy.

Czy mogę odwiedzić magazyn?

Tak — zapraszamy po wcześniejszym umówieniu, najlepiej w godz. 10:00–15:00. Możemy też oprowadzić Państwa zdalnie, przez wideorozmowę: pokażemy przyjęcie towaru, regały, pakowanie i nadawanie paczek.

Jakie są warunki przechowywania?

Magazyn jest ogrzewany i suchy, z temperaturą pokojową (ok. 15–25°C). Ma odbiór Sanepidu dla suplementów diety i żywności suchej. Nie mamy chłodni ani mroźni: towar wymagający 2–8°C możemy przechowywać tylko w lodówce dostarczonej przez Państwa i ustawionej u nas (prąd i magazynowanie wyceniamy indywidualnie). Nie przyjmujemy towaru mrożonego ani świeżej żywności.

Czy towar w magazynie jest ubezpieczony?

Tak — mamy polisę OC z tytułu magazynowania i pakowania towaru. Zasady i limity naszej odpowiedzialności określa umowa. Przy towarze o wyższej wartości można przed dostawą poprosić o podwyższenie limitu za dodatkową opłatą.

Jaka jest pojemność magazynu?

Magazyn jest skalowalny — obsługujemy klientów zajmujących od kilku do kilkudziesięciu m³ i wysyłających do 5–8 tys. paczek miesięcznie, a w sezonie powiększamy zespół. Przy planach powyżej 100 m³ stałego zapasu prosimy o wcześniejszą rozmowę.

Czy przyjmujecie dostawy na paletach?

Tak. Wymagania: europalety, towar nie wystaje poza obrys, owinięty folią stretch, oznaczony nazwą firmy, maksymalna wysokość 1,80 m.

Czy przyjmiecie kontener z towarem luzem?

Tak — także kontenery 20' i 40' z towarem luzem. Kontener musi być oclony przed dostawą (odprawę wykonuje Państwa agencja celna). Dostawę prosimy zgłosić z wyprzedzeniem, z listą produktów i liczbą kartonów.

Jakie są maksymalne wymiary i waga paczki?

Standardowe stawki dotyczą paczek do 55 litrów i 30 kg. Większe paczki też obsługujemy według osobnej stawki z cennika — w formularzu ofertowym wystarczy zaznaczyć „gabaryt powyżej 55 litrów”. Nie obsługujemy bardzo dużych i ciężkich produktów (rowery, materace, AGD, kartony 40–60 kg).

Czy mogę u was tylko przechowywać towar, bez wysyłek?

Nie — specjalizujemy się w pakowaniu i wysyłce paczek e-commerce, więc nie oferujemy samego magazynowania ani składowania palet do późniejszego odbioru w całości.

Czy oferujecie cross-docking i konsolidację paczek?

Tak. Gotowe kartony możemy od razu okleić etykietą i nadać, a paczki od różnych nadawców (np. zamówienia z Vinted, Shein czy Temu) połączyć w jedną wysyłkę. Wycena jest indywidualna.

↑ Wróć do spisu sekcji

Pakowanie

Czy opakowania są wliczone w cenę pakowania?

Nie. Opakowania, wypełniacze i dodatkowe zabezpieczenia są w cenniku. Jeśli jakiejś pozycji nie ma w cenniku, wyceniamy ją indywidualnie. W cenie pakowania jest etykieta kurierska.

Czy mogę dostarczyć własne opakowania z logo?

Tak — kartony, foliopaki, taśmy, naklejki czy wypełniacze z Państwa logo używamy zgodnie z instrukcją pakowania, bez dopłaty za ich użycie. Za miejsce, które zajmują w magazynie, płaci się jak za magazynowanie towaru.

Czy dodajecie do paczek ulotki, próbki i podziękowania?

Tak. Stawka jest w cenniku.

Czy naklejacie etykiety na produkty?

Tak — etykiety z numerem partii, datą ważności, kodem EAN, kodem FNSKU dla Amazona czy tłumaczeniem na inny język. Stawka jest w cenniku.

Jak pakowane są produkty kruche?

Produkty kruche pakujemy zgodnie z instrukcją klienta. Nie odpowiadamy za uszkodzenia produktów kruchych spakowanych zgodnie z instrukcją klienta.

Czy pakujecie ekologicznie, bez plastiku?

Tak — na życzenie używamy papierowego wypełniacza, papierowej taśmy i kartonów.

Czy składacie zestawy i boxy prezentowe (kitting)?

Tak — z dostarczonych przez Państwa elementów składamy gotowe zestawy według instrukcji. Cena zależy od liczby elementów i złożoności. Wykonujemy też prosty montaż i konfekcjonowanie.

↑ Wróć do spisu sekcji

Branże i produkty

Czy obsługujecie suplementy diety i żywność?

Tak — magazyn ma odbiór Sanepidu dla suplementów diety i żywności suchej (kawa, herbata, batony, przekąski). Wydajemy towar według zasady „najkrótsza data ważności idzie pierwsza” (FEFO) i prowadzimy ewidencję partii i dat ważności.

Czy obsługujecie kosmetyki?

Tak. To jedna z najczęstszych branż u nas. Nasz magazyn jest ogrzewany, temperatura pokojowa: 15–25°C.

Czy obsługujecie odzież?

Tak — pakujemy najczęściej w foliopaki i obsługujemy częste zwroty rozmiarowe. Dla odzieży oferujemy też sprawdzanie zwrotów z parowaniem i prasowaniem.

Czy obsługujecie elektronikę?

Tak — małą elektronikę użytkową (telefony, tablety, kable, ładowarki, powerbanki, gadżety), także o wysokiej wartości. Nie obsługujemy dużego AGD.

Czy obsługujecie perfumy?

Tak, także perfumy niszowe i zapachy do domu. Nie przyjmujemy alkoholu spożywczego.

Czy obsługujecie produkty dla zwierząt?

Suplementy i akcesoria dla zwierząt — tak. Karmy i przysmaki — dopiero po rejestracji naszego magazynu jako podmiotu paszowego, której dziś nie mamy; możemy ją uzyskać po akceptacji oferty. Nie mamy rejestracji w systemie TRACES dla towarów weterynaryjnych.

Czy obsługujecie marketplace'y: Allegro, Amazon, eBay, Erli, Empik i inne?

Tak.

Czy obsługujecie nietypowe produkty?

Tak — m.in. książki, płyty winylowe, części zamienne, buty, gadżety firmowe i boxy artystyczne. W razie wątpliwości prosimy o maila — każdy produkt oceniamy indywidualnie.

Czy macie certyfikaty BIO/EKO?

Standardowo nie, ale przy większym wolumenie i długoterminowej współpracy jesteśmy otwarci na audyt certyfikacyjny.

Czy wysyłacie pod Państwa marką (white-label)?

Tak — Państwa firma może być nadawcą na wszystkich etykietach i dokumentach. Obsługujemy też jednocześnie wysyłki do hurtowni i do klientów indywidualnych.

Jakich produktów nie przyjmujecie?

Nie przyjmujemy: towaru mrożonego i świeżej żywności, alkoholu spożywczego, chemii (rozpuszczalniki, środki biobójcze, chemia basenowa, luźne baterie litowe), dużych baterii i magazynów energii, produktów wielkogabarytowych (rowery, materace, AGD), towarów w big bagach ani towarów wymagających koncesji (broń, leki na receptę). Inne towary niebezpieczne oceniamy indywidualnie.

Jakich usług nie świadczymy?

Nie jesteśmy firmą transportową ani spedycyjną, nie wykonujemy odpraw celnych i nie działamy jako importer (Importer of Record). Nie przyjmujemy płatności od Państwa klientów, nie wystawiamy im faktur w naszym imieniu i nie prowadzimy księgowości. Nie szukamy dostawców, nie prowadzimy doradztwa podatkowego i nie jesteśmy przedstawicielem GPSR ani przedstawicielem PPWR (obowiązki dotyczące odpadów opakowaniowych).

↑ Wróć do spisu sekcji

Integracje i systemy

Z jakimi platformami współpracujecie?

Nie mamy własnego oprogramowania — zawsze pracujemy w Państwa systemie. Obsługujemy m.in. Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Magento, IdoSell, Shoper, Allegro, Amazon, BaseLinker (base.com) i Apilo. Możemy logować się do Państwa programu do obsługi zamówień albo bezpośrednio do sklepu, jako pracownik z ograniczonym dostępem. Połączenie sklepu z kanałami sprzedaży konfigurują Państwo po swojej stronie.

Czy potrzebujecie konta administratora w moim sklepie?

Nie. Wystarczy konto pracownika z ograniczonymi uprawnieniami: zamówienia, statusy i etykiety. Nie potrzebujemy dostępu do produktów, ustawień ani finansów, a dostęp mogą Państwo odebrać jednym kliknięciem.

Jak sprawdzę stan magazynowy?

W Państwa folderze Google Drive jest arkusz ze stanem magazynowym i wykazem wykonanych usług, aktualizowany codziennie i dostępny przez całą dobę. Zamówienia i ich statusy widzą Państwo w swoim systemie sprzedaży.

Jak działa współpraca przez BaseLinker lub Apilo?

Dają nam Państwo dostęp do swojego konta jako operatorowi zamówień. Widzimy wtedy w jednym miejscu zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży, a etykiety generują się automatycznie.

Czy mogę pobrać raporty dla księgowości?

Wykaz naszych usług i stan magazynowy są w arkuszu Google Drive — na jego podstawie powstaje faktura. Dane sprzedażowe zostają w Państwa systemie sprzedaży, skąd mogą je Państwo wyeksportować.

↑ Wróć do spisu sekcji

VAT, cło, GPSR i odpady opakowaniowe

Czy potrzebuję polskiego NIP, żeby z wami współpracować?

Nie. Firmy z UE z ważnym numerem VAT-UE rozliczają się z nami w modelu odwrotnego obciążenia, bez polskiego NIP. Rejestracja VAT w UE nie jest warunkiem rozpoczęcia współpracy, ale zalecamy konsultację z doradcą podatkowym.

Czy mogę skorzystać z waszego numeru EORI lub VAT?

Nie. Odprawa celna musi być wykonana na Państwa firmę, bo to Państwo odpowiadają za zawartość przesyłki i dokumenty. Naszego numeru VAT-UE też nie udostępniamy.

Mój towar przyjeżdża spoza UE (np. z Chin) — jak załatwić odprawę celną?

Najprościej zamówić dostawę na warunkach DDP: dostawca załatwia odprawę i opłaty, a towar dociera do nas oclony. Można też skorzystać z agencji celnej. Sami nie wykonujemy odpraw i nie opłacamy ceł za klientów.

Ile kosztuje przygotowanie dokumentów celnych przy wysyłce poza UE?

Ręczne wypełnienie dokumentów celnych dla przesyłki poza UE to usługa z cennika. Obsługujemy tylko standardowe przesyłki B2C do 30 kg.

Czym jest GPSR i czy pomagacie go spełnić?

GPSR to unijne rozporządzenie o ogólnym bezpieczeństwie produktów — rozporządzenie (UE) 2023/988, pełna treść w EUR-Lex. Wymaga, aby produkty nieżywnościowe sprzedawane w UE miały osobę odpowiedzialną z adresem w UE. Nie jesteśmy przedstawicielem GPSR, a adres naszego magazynu nie spełnia tego wymogu. Potrzebują Państwo własnego adresu w UE albo firmy, która Państwa reprezentuje. Bez wskazania takiej osoby lub firmy nie podpisujemy umowy.

Czy mogę podpisać umowę albo przysłać towar przed załatwieniem GPSR, PPWR lub VAT?

Umowę podpisujemy dopiero po wskazaniu osoby odpowiedzialnej GPSR w UE. Towar przyjmujemy po podpisaniu umowy przez obie strony. Numery rejestrowe nadane przez urzędy, które rozporządzenie PPWR wskazuje w poszczególnych krajach jako odpowiedzialne za gospodarkę odpadami opakowaniowymi, nie blokują podpisania umowy, ale muszą być uzupełnione do 1 stycznia 2027. Rejestracja VAT w UE nie jest warunkiem rozpoczęcia współpracy.

Czy potrzebuję rejestracji PPWR (odpady opakowaniowe)?

Tak. Od 12.08.2026 obowiązuje unijne rozporządzenie PPWR (UE) 2025/40: każdy sprzedawca wysyłający towar w opakowaniach musi być zarejestrowany w systemie gospodarki odpadami opakowaniowymi osobno w każdym kraju, do którego wysyła (w Polsce to numer BDO). Rejestrację prowadzą Państwo sami. Numery wpisujemy do umowy (należy je uzupełnić do 1 stycznia 2027), a pytania o nie są w formularzu danych do umowy. Firmy spoza UE potrzebują dodatkowo przedstawiciela w UE.

↑ Wróć do spisu sekcji

Umowa i codzienna współpraca

Jak wygląda umowa?

Po akceptacji oferty przesyłamy wzór umowy do wglądu (PDF, po polsku i po angielsku). Obejmuje m.in. zakres usług, cennik jako załącznik, warunki płatności, godziny graniczne wysyłek, reklamacje, poufność, RODO, wypowiedzenie, aneks GPSR oraz aneks PPWR (odpady opakowaniowe). Uwagi do wzoru omawiamy, a gdy wszystko się zgadza, prosimy o wypełnienie formularza danych do umowy.

Jak podpisać umowę?

Umowę można podpisać elektronicznie lub odręcznie. Przy podpisie odręcznym prosimy o wydrukowanie umowy, podpisanie jej długopisem (czytelne imię i nazwisko na każdej stronie), zeskanowanie i przesłanie nam razem z dokumentem tożsamości z takim samym podpisem. Umowę podpisuje osoba reprezentująca firmę, wskazana w dokumentach rejestrowych firmy i w rejestrze państwowym. Nasz podpis elektroniczny można sprawdzić na podpis.gov.pl.

Jakie dane są potrzebne do umowy?

Wpisują je Państwo w formularzu danych do umowy: pełna nazwa firmy, adres, NIP lub numer VAT, numer KRS lub REGON (dla spółek), dane osoby reprezentującej i kontakt. Firmy spoza UE podają też adres osoby odpowiedzialnej GPSR w UE. Gdy dane się zmienią, wystarczy wypełnić formularz ponownie.

Na jak długo jest umowa? Czy jest okres próbny?

Umowa jest na czas nieokreślony, z 30-dniowym okresem wypowiedzenia dla obu stron. Nie ma formalnego okresu próbnego, ale dzięki krótkiemu wypowiedzeniu i braku minimum można zacząć od małego wolumenu bez zobowiązań.

Czy umowa zawiera klauzulę poufności (NDA)? Kto odpowiada za błędy?

Tak — umowa zawiera klauzule poufności i RODO; na życzenie podpisujemy też osobną umowę NDA. Za błędy pakowania z naszej winy odpowiadamy w granicach określonych w umowie.

Jakie terminy obowiązują w codziennej pracy?

  • Godzina graniczna (cut-off time): zamówienia złożone do 14:00 wysyłamy tego samego dnia.
  • Dostawę towaru wprowadzamy do ewidencji w ciągu 2 dni.
  • Na wiadomości odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
  • Reklamacje rozpatrujemy w 7 dni.

Jak zgłosić dostawę towaru do magazynu?

Adres i szczegóły dostawy przekazujemy po podpisaniu umowy przez obie strony. Przed wysyłką prosimy o listę produktów z ilościami i kodami SKU, numery śledzenia oraz przybliżoną datę dostawy. Na każdym kartonie powinna być naklejka z nazwą produktu, kodem EAN lub SKU i liczbą sztuk — zdjęcia produktów są mile widziane. Po przyjęciu sprawdzamy ilość i stan towaru i potwierdzamy to raportem.

Z kim kontaktuję się na co dzień?

Mailowo: kontakt@fulfillment-polska.pl, telefonicznie i przez WhatsApp: +48 791 521 115, od poniedziałku do piątku w godz. 9:00–15:00. Każdy klient ma swojego opiekuna.

Czy produkty muszą mieć kody EAN?

Nie — wystarczy, że produkt da się jednoznacznie rozpoznać (EAN, SKU lub inny kod), może to być kod na zawieszce lub woreczku. Produkty sprzedawane pojedynczo muszą mieć etykietę na każdej sztuce; zestaw sprzedawany w całości może mieć jedną. Produkty bez etykiet możemy okleić kodami — stawka jest w cenniku.

Co jeśli wysyłka się opóźni?

Sprawdzamy, kiedy zamówienie wpłynęło, kiedy powstała etykieta i kiedy kurier odebrał paczkę, a potem informujemy Państwa o przyczynie i działaniach. Jeśli błąd jest po naszej stronie, ponowną wysyłkę robimy na nasz koszt.

Czy pracujecie w weekendy i święta?

Magazyn pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 8:00–15:00. W weekendy i święta jest zamknięty.

Czy robicie zdjęcia dostaw i zwrotów?

Tak, zgodnie z instrukcją klienta.

↑ Wróć do spisu sekcji

Zwroty i reklamacje

Jak obsługujecie zwroty?

Zwroty przychodzą do naszego magazynu. Sprawdzamy stan produktu, przywracamy go na stan magazynowy, jeśli jest jak nowy, i aktualizujemy status w Państwa systemie. Zwrot jest gotowy do ponownej sprzedaży w 1–3 dni robocze. Stawki za obsługę zwrotów są w cenniku.

Co z uszkodzonymi zwrotami?

Robimy zdjęcia uszkodzeń, wkładamy je do Państwa folderu Google Drive i czekamy na decyzję: utylizacja, odesłanie, naprawa albo sprzedaż jako outlet.

Co jeśli kurier zgubi lub uszkodzi paczkę?

Reklamację składa właściciel umowy kurierskiej, a my dostarczamy potwierdzenie nadania, numer śledzenia i zdjęcia. Prowadzenie takiej sprawy w Państwa imieniu wyceniamy indywidualnie. Przy drogim towarze warto wykupić dodatkowe ubezpieczenie przesyłki u kuriera.

Czy obsługujecie wymiany (np. inny rozmiar)?

Tak. Wymiana to zwrot plus nowa wysyłka, zgodnie z cennikiem.

Co jeśli wyślecie zamówienie błędnie?

Jeżeli zamówienie zostało wysłane błędnie z naszej winy, bierzemy na siebie koszt produktu, wysyłki i błędnego spakowania paczki, a także koszt nowego produktu — w granicach określonych w umowie.

Jak zgłosić reklamację naszych usług?

Mailowo na kontakt@fulfillment-polska.pl lub telefonicznie: +48 791 521 115. Większość spraw rozwiązujemy w ciągu 24 godzin, a reklamacje formalne rozpatrujemy w 7 dni.

Czy realizujecie pilne zamówienia poza godzinami pracy?

Zamówienia złożone do 14:00 wychodzą tego samego dnia. Po godzinach i w weekendy magazyn jest zamknięty — obsługa przez 7 dni w tygodniu jest możliwa tylko na podstawie indywidualnej umowy.

Czy mogę przysłać gotowe paczki tylko do nadania?

Tak. Wycena jest indywidualna, a my musimy wiedzieć, co jest w środku paczek.

Czy przygotowujecie etykiety zwrotne?

Tak. Stawki przesyłek zwrotnych są w cenniku kurierskim.

↑ Wróć do spisu sekcji